Llego la oportunidad de formar ese lugar que podemos llamar hogar y la Junta Directiva que representa la voz de la Asamblea General tiene el poder de llevarlo a cabo.
Ahora uno de los grandes inconvenientes es que no hay un manual de preparación para formar Juntas Directivas de residenciales y/o condóminos PH.
Así que aquí te comparto 7 elementos primordiales para formar una Junta Directiva altamente eficiente
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El bienestar del PH como fin común:
Debido a que generalmente no hay experiencias previas en el roll como miembro de una junta de un PH -la cual en su naturaleza es más informal comparada a otros tipos de juntas corporativas, además de que cada dueño tiene una opinión diferente, se pueden generar conflictos en el transcurso de la gestión, por lo que es importante que el fin o meta común prevalezca. Siendo que la Junta Directiva está formada por propietarios de los PH y como reza un refrán, “el ojo del dueño, engorda el ganado”, por lo tanto procurar el mismo interés de mejorar el edifico, hace más llevadero el desempeño de la Junta.
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Habilidades diversas:
En un edificio PH nos encontramos con una serie de competencias administrativas y operacionales, tal como una pequeña empresa; sistema contable, planillas, supervisión de personal, mantenimientos, inventarios, etc. En la parte operativa se requiere de conocimiento técnico y entender el lenguaje de construcción para sostener el buen funcionamiento del edificio. Siendo así, es ideal que el equipo de la Junta Directiva tenga un equipo diverso y diestro en algunas de estas áreas, para así formar equipos de trabajo eficientes y ejercer mejor supervisión sobre la administración.
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Planificación:
Durante la Asamblea General se presenta ante los propietarios un presupuesto y un plan de trabajo que incluye proyectos y mejoras sugeridas, esto le da una ruta a la Junta Directiva. Si bien es cierto, saldrán emergencias que generan gastos extraordinarios, es importante trazarse una agenda de trabajo hacia la ruta aprobada por la Asamblea General. Esto le dará al equipo un mapa a seguir.
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Conocer las leyes:
Una de las primeras tareas a desempeñar como miembro de la Junta Directiva es conocer las leyes, en el caso de Panamá contamos con la Ley Ley Nº 31 que establece el régimen de propiedad horizontal, aunado a esto es crucial leer el reglamento interno del PH, además de los contratos con proveedores y las leyes laborales que aplican al personal de servicio. También es saludable preguntar si existen demandas pendientes con proveedores o antiguos trabajadores y querellas con la Alcaldía o corregidora por incumplimientos en la construcción como puede ser aguas servidas, uso de aceras, impuestos etc.
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Conocer el PH:
Una buena práctica es hacer un recorrido por el PH y conocer acerca de la construcción, los problemas de construcción si existe alguno, el mantenimiento y necesidades vigentes. Es importante entender que la responsabilidad primaria recae sobre la Junta Directiva, ya que la administración obedece a las directrices de la Junta Directiva, entonces que hacer en caso de un fuego, un crimen, etc.
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Trabajo en Equipo:
Una de las grandes debilidades de la Junta Directiva es que son profesionales que trabajan y muchos dueños de sus propias empresas, por lo que generalmente se da el caso que unos cooperan más que otros. Una de las formas de evitar este desgaste es crear equipos de trabajo y / o asignar tareas basadas en la hoja de ruta, donde se crea la responsabilidad de contribuir y rendir cuentas al equipo. Es importante ser flexible, recordemos que el tiempo dado a servir a la Junta Directiva es voluntario, tal vez no todos puedan asistir a las reuniones presenciales, pero si se usan herramientas virtuales como lo es el Zoom, Google Meet, etc y trabajar en torno a la disponibilidad de la mayoría, se puede avanzar más rápido. Tal vez otro miembro pueda asistir a otro en la responsabilidad adquirida cuando así se necesite y viceversa. En virtud de que una buena administración obedece al liderazgo de la Junta Directiva, es importante crear un sistema eficaz que les funcione.
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Compromiso y Acción:
Es importante que te sientas exitoso en el rol de representar a la Asamblea General. Desafortunadamente este gran compromiso no es aplaudido por algunos propietarios que no valoran el tiempo invertido de la Junta Directiva, por lo contrario hasta se gana enemigos por no secundar a la voluntad de algunos miembros. Por lo que es importante lograr un balance entre tu tiempo voluntario y el compromiso adquirido, algo que es posible siguiendo la hoja de ruta, más las iniciativas de sistemas y procesos que no solo optimicen la labor como lo logra el PH PASS, sino que pueda ser heredada a Juntas posteriores. Al final del día, es tu sentido de pertenencia y que has contribuido al hogar de todos sea mejor.
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El logro de una buena administración y gestión de la Junta Directiva rendirá sus frutos a largo plazo, cuando el PH logre un sentido de comunidad entre sus habitantes y gane un prestigio dentro de la sociedad al grado que otros desearían vivir ahí, mientras sus dueños no sientan la necesidad de vender y aquellos que lo hagan logren un buen lucro debido al buen mantenimiento y mejoras del PH.
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AUTOR:
Lic. Yolany L. Rodríguez
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